ሰነዶችን ለመፍጠር የደብዳቤ ውህደትን መጠቀም አንዱ ችግር እያንዳንዱን ሰነድ ለየብቻ ከመፍጠር የበለጠ ስህተቶችን የመፍጠር እድሉ ከፍ ያለ ነው። እነዚህን በተደጋጋሚ የመልዕክት ውህደት ስህተቶችን ከማጠናቀቅዎ እና ለማተም ከመላክዎ በፊት ያረጋግጡ።
የታች መስመር
ለስኬታማ የመልእክት ውህደት የሚያስፈልጉትን ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች እንዳስገቡ ሁለት ጊዜ ያረጋግጡ። ሰነድዎን በሚፈጥሩበት ጊዜ መስክን ችላ ማለት በአንጻራዊነት ቀላል ነው. በተለይ ለአድራሻዎች እና በተለይም ለዚፕ ኮዶች ትኩረት ይስጡ። እንዲሁም የሰላምታ መስመሮች ወይም ሌሎች በርካታ መስኮችን በተከታታይ ያስገቧቸው ቦታዎች ሁሉም በትክክል መሞላታቸውን ማረጋገጥ አለብዎት።
ትክክለኛነት
ይህ የተለመደ አስተሳሰብ ቢመስልም ትክክለኝነትን ስላላረጋገጡ ስንት ሰዎች የደብዳቤ ውህደታቸውን እንደሚያበላሹ ስታውቅ ትገረማለህ። የደብዳቤ ውህደቱን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ ትክክለኛዎቹን መስኮች በትክክለኛው ቦታ ላይ ማስገባትዎን ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል። ተመሳሳይ ስሞች ያላቸው መስኮች ካሉዎት, የተሳሳተውን ማስገባት በጣም ቀላል ነው. ይህንን ስህተት በተደጋጋሚ እየሰሩ እንደሆነ ካወቁ ወደፊት ግራ መጋባትን ለማስወገድ ለመስክዎ የሚሰጡትን ስሞች እንደገና መገምገም ጥሩ ነው።
የታች መስመር
ክፍተት ወሳኝ ነገር ነው። አንዳንድ ጊዜ በሰነድ ውስጥ ስንት ቦታዎች እንደገቡ ለመናገር አስቸጋሪ ነው። የደብዳቤ መቀላቀያ መስኮችን መጠቀም ይበልጥ አስቸጋሪ ያደርገዋል፣ በዋናነት አንድ ላይ ሲሆኑ። ባዶ ቦታዎችን ሙሉ በሙሉ እንዳስቀሩ ልታገኝ ትችላለህ። በሁሉም መስኮች መካከል ክፍተቶች እንዳሉዎት ለማረጋገጥ ሰነድዎን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። ያለበለዚያ የመጨረሻው ምርት ብዙ የማይነበቡ የሩጫ ቃላትን ይይዛል።
ስርዓተ ነጥብ
ከክፍተት ጋር በሚመሳሰል መልኩ፣ ብዙ ሰዎች ከደብዳቤ ውህዶች ጋር ሲሰሩ የስርዓተ-ነጥብ ዋጋን እና አስፈላጊነትን ችላ ይሉታል። ከደብዳቤ ውህደት መስኮች ጋር በሚሰሩበት ጊዜ በቦታ ክፍተት ምክንያት ሥርዓተ-ነጥብ ማጣት ቀላል ነው። በተከታታይ ብዙ የደብዳቤ መቀላቀያ መስኮች ሲኖርዎት ብዙ ጊዜ ሥርዓተ ነጥብን እንደሚያስቀምጡ፣ ሙሉ ለሙሉ እንደሚተዉት ወይም ድርብ ሥርዓተ ነጥብ እንደሚያክሉ ያስተውላሉ።
የታች መስመር
የጽሁፍዎ ቅርጸት ወደ "የመልዕክት ውህደት አይሰራም" ጎግል ፍለጋ ከሚያደርጉት ወሳኝ ስህተቶች አንዱ ነው። በእርስዎ የደብዳቤ ውህደት መስኮች ላይ የተተገበረው ቅርጸት ትክክል መሆኑን ያረጋግጡ። አዲስቢ የመልእክት ውህደትም ይሁኑ በመቶዎች የሚቆጠሩ የደብዳቤ ውህደቶችን ያጠናቀቁ፣ የደብዳቤ ውህደት መስኮችዎን ሰያፍ ለማድረግ፣ ከስር ለመስመር እና ለደማቅ ቅርፀት መፈተሽ እና የደብዳቤ ውህደትን ከማጠናቀቅዎ በፊት ማረም አስፈላጊ ነው።
በመጠቅለል ላይ
በምንም መልኩ ይህ በደብዳቤ ውህደት ሂደት ውስጥ የሚያስተዋውቁት አጠቃላይ የስህተት ዝርዝር አይደለም፣ነገር ግን ለመጀመር ጥሩ ቦታ ነው። እና በማንኛውም ሰነድ ላይ ሊከሰቱ የሚችሉ እንደ የትየባ እና የተሳሳቱ የፊደል አጻጻፍ ላሉ ሌሎች ስህተቶች ቢያረጋግጡ ጥሩ ይሆናል።
