ምን ማወቅ
- ፋይሎችን ዲጂታል ከማድረግዎ በፊት ፋይሎቹን ለማደራጀት አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ።
- ስካነሩ ወይም አታሚው የOptical Character Recognition (OCR) ሶፍትዌርን እንደሚደግፉ እና የOCR ሶፍትዌር መጫኑን ያረጋግጡ።
- በማክ ላይ ሰነድ ለመቃኘት ወይም ሰነድ ለመቃኘት በWindows ላይ በመመስረት ሂደቱ የተለየ ነው።
የወረቀት ሰነዶችን ዲጂታል ማድረግ አስፈላጊ ወረቀቶችዎን ሲያደራጁ ያግዛል። ፒዲኤፎችን ጨምሮ ዲጂታል ፋይሎች በተለምዶ ከአታሚ ጋር የሚመጣውን የኦፕቲካል ቁምፊ ማወቂያ (OCR) ሶፍትዌር በመጠቀም ወደሚፈለጉ ፋይሎች ሊለወጡ ይችላሉ።ያ ማለት የእርስዎ መረጃ ቦታ አይወስድም እና ለማግኘት ቀላል ነው። እንዲሁም፣ የእርስዎን ዲጂታል ፋይሎች በሲዲ ወይም በዲቪዲ፣ በፍላሽ አንፃፊ፣ በመስመር ላይ ማከማቻ ቦታ ላይ ማስቀመጥ ይችላሉ። የተቃኙ ሰነዶችዎን እንዴት እንደሚያደራጁ እነሆ።
ለመደራጀት ስካነርን እንዴት መጠቀም እንደሚቻል
ንግድዎን ወይም ቤትዎን ስካነር በመጠቀም ለማደራጀት ሊወስዷቸው የሚችሏቸው አንዳንድ እርምጃዎች እዚህ አሉ። ይህን ስራ ለመስራት የሰነድ ስካነር ያስፈልገዎታል። ውድ ወይም የሚያምር መሆን አያስፈልገውም. ከሌለህ በእነዚህ የፎቶ ስካነሮች ግምገማዎች ጀምር እና ለአንዳንድ ምርጥ ግዢዎች ሰነድ ስካነሮች።
የተለየ ስካነር የማይፈልጉ ከሆነ፣ አንድ ርካሽ የሆነ ሁሉን አቀፍ አታሚ ስራውን ይሰራል።
-
በወረቀት ስራዎ ውስጥ ይሂዱ እና ምን ዲጂታል ማድረግ እንደሚችሉ እና ምን በጥንቃቄ መጣል እንደሚችሉ ይወስኑ።
ይህ የተወሰነ ጊዜ ሊወስድ ይችላል። ካስፈለገ በትንሽ ጭማሪዎች ይስሩ።
-
ፋይሎችን ዲጂታል ከማድረግዎ በፊት ፋይሎቹን ለማከማቸት አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ። ስለሚፈልጓቸው ምድቦች ያስቡ እና ለእያንዳንዱ አቃፊ ያዘጋጁ። የክሬዲት ካርድ ደረሰኞችን በአንድ አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ, የመኪና ኢንሹራንስ ወረቀት በሌላ ውስጥ ያስቀምጡ. የስልክ ሂሳቦች፣ የግሮሰሪ ደረሰኞች፣ የቤት ጥገና ሂሳቦች እና የመሳሰሉት በተለየ አቃፊዎች ውስጥ ሊቀመጡ ይችላሉ። በእያንዳንዱ አቃፊ ውስጥ ለእያንዳንዱ አመት (ወይም ወር) ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ. አዲስ ደረሰኝ በተቃኘ ቁጥር ስርዓቱን እንደገና ከማደራጀት ይልቅ በተደራጀ ስርዓት መጀመር እና አዲስ የወረቀት ስራዎችን በትክክለኛው ፋይል ላይ ማከል ቀላል ነው።
በዊንዶውስ ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር ዴስክቶፑን በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና አዲስ > አቃፊ ን ይምረጡ በአዲሱ ውስጥ እያሉ ይህን እርምጃ ይድገሙት። ንዑስ አቃፊ ለመፍጠር አቃፊ። አዲስ ማህደር በ Mac ላይ ለመፍጠር ፋይል > አዲስ አቃፊ ን ይምረጡ ወይም Shift+ን ይጫኑ። ትእዛዝ +N
-
ስካነሩ ወይም አታሚው ከOptical Character Recognition (OCR) ሶፍትዌር ጋር እንደመጣ ያረጋግጡ። ይህ ሰነዶችን ወደ ፒዲኤፍ ቅርጸት ለመፈተሽ እና ፋይሎቹን ለማርትዕ ያስችልዎታል. ጥሩ የOCR ሶፍትዌር በዊንዶውስ ኮምፒውተርህ ላይ የመጫን እድሉ ሰፊ ነው።
የOCR ሶፍትዌር በኮምፒውተርዎ ላይ ካልተጫነ ABBYY FineReader እና Adobe Acrobat Pro DC ተወዳጅ ምርጫዎች ናቸው።
-
ሰነዶችዎን የሚቃኙበት ጊዜ ነው። በትክክል ይህንን እንዴት እንደሚያደርጉት በሚጠቀሙት ስካነር እና ሶፍትዌር አይነት ይወሰናል።
Lifewire ሰነዶችን በዊንዶውስ እና ማክ ለመቃኘት መመሪያዎች አሉት።
- ሰነዶችን ዲጂታል ማድረግ ሲጨርሱ አካላዊ ወረቀቱን እንደያዙ ይቀጥሉ። አዲስ ደረሰኞች ወይም ወረቀቶች ባገኙ ቁጥር ሰነዶችን በራስ ሰር መቃኘትዎን ያረጋግጡ። አለበለዚያ ወረቀቶቹ እንደገና መቆለል ይጀምራሉ።
