በቀን ኢሜልን በመቆጣጠር ብዙውን የምታሳልፉ ከሆነ Outlookን በብቃት ለመጠቀም ብዙ መንገዶች አሉ። እርስዎ ከሚሰሩበት መንገድ ጋር ለማዛመድ ነባሪዎችን ይቀይሩ። የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጭ ወይም ሁለት ይጠቀሙ። ተግባሮችን በራስ ሰር ለመስራት ማጣሪያዎችን ያዋቅሩ። እና፣ Outlook በከፍተኛ ፍጥነት መሄዱን ያረጋግጡ። የሚከተሉትን ምክሮች እና ሚስጥሮች ይመልከቱ እና ትንሽ ጊዜ መልሰው ያገኛሉ።
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ያሉት መመሪያዎች Outlook 2019፣ Outlook 2016፣ Outlook 2013፣ Outlook 2010 እና Outlook ለ Microsoft 365 ይተገበራሉ።
የፋይል መልእክቶች በአንድ ጠቅታ
ብዙ ጊዜ የሚያደርጉትን በፍጥነት ያድርጉ። ኢሜይሎችን በቀላሉ ለማስተዳደር የአንድ ጠቅታ እርምጃዎችን ያቀናብሩ።
የዥረት መስመር ውይይቶች
የኢሜል ማህደሮችዎን በሌላ ቦታ በተጠቀሱ መልእክቶች አያከማቹ። ኢሜይሎችን በራስ-ሰር ለማጽዳት Outlook እንዴት እንደሚጠቀሙ ይወቁ። Outlook እነዚያን ተደጋጋሚ ኢሜይሎች ያንቀሳቅሳል ወይም ይሰርዛችኋል።
ኢሜይሎችን እንደገና ላክ
በ Outlook ውስጥ በባዶ መልእክት ከመጀመር ይልቅ ይዘቱን፣ ርዕሰ ጉዳዩን ወይም ተቀባዮችን እንደገና ለመጠቀም ኢሜይል ይላኩ።
የአውሎክ ፋይሎችን ትንሽ እና ትንሽ ያቆዩ
Outlook ፈጣን እንዲሆን ከፈለጉ ዋናውን የ PST ፋይል መጠን ትንሽ ያድርጉት። የ PST ፋይል Outlook ኢሜይሎችን፣ አድራሻዎችን፣ የቀን መቁጠሪያዎችን እና ሌሎችንም የሚያከማችበት ነው። የ PST ፋይልን ትንሽ ለማቆየት አንዱ መንገድ የድሮውን መልእክት ወደተለየ የማህደር ፋይል ለምሳሌመውሰድ ነው።
ከቢሮ ውጭ ወይም የእረፍት ጊዜ በራስ-ምላሽ ያዘጋጁ
እርስዎ በማይኖሩበት ጊዜ እና ለኢሜልዎ ምላሽ መስጠት በማይችሉበት ጊዜ እርስዎን ወክሎ የ Outlook ምላሽ ይኑርዎት። ይህ ከእረፍት በኋላ በሚያገኙበት ጊዜ ብቻ ሳይሆን በእያንዳንዱ የስራ ቀንም ጊዜዎን ይቆጥባል።
ኢሜል በፍጥነት ወደ ማንኛውም አቃፊ ያንቀሳቅሱ
ለአቃፊ በአንድ ጠቅታ መሙላት ካላቀናበሩ፣ Outlook ኢሜይሎችን ወደ አቃፊዎች በፍጥነት የሚያንቀሳቅስበት ሌላ መንገድ አለው። መልእክቶችን በቁልፍ ሰሌዳው ለምሳሌ ወይም በሪባን ላይ ጠቃሚ ቁልፍ በመጠቀም ማስተላለፍ ይችላሉ።
የኢሜል አብነቶችን ይፍጠሩ እና ይጠቀሙ
ተመሳሳይ መልዕክቶችን ለተለያዩ ተቀባዮች ሲጽፉ ከእነዚህ ኢሜይሎች ውስጥ አንዱን ለወደፊት ጥቅም ላይ ለማዋል እንደ አብነት ያስቀምጡ። ተመሳሳዩን ኢሜል ወይም ተመሳሳይ ኢሜይል በሚያስቀና ፍጥነት ደጋግመህ ትልካለህ።
ነባሪውን Outlook ቅርጸ-ቁምፊ ፊት እና መጠን ይለውጡ
መልዕክት ሲጽፉ ወይም ኢሜል ሲያነቡ Outlook የሚጠቀመው ቅርጸ-ቁምፊ በጣም ሰፊ፣ ረጅም፣ ትንሽ፣ ትንሽ፣ ትልቅ ወይም ሰማያዊ ነው ብለው ካሰቡ ይቀይሩት። በ Outlook ውስጥ ለኢሜይሎች በነባሪነት የሚጠቀሙበትን ትክክለኛ ቅርጸ-ቁምፊ፣ የቅርጸ-ቁምፊ ዘይቤ እና ቀለም እንዴት ማቀናበር እንደሚችሉ ይወቁ።
ውይይት ሰርዝ እና ድምጸ-ከል አድርግ
በኢሜይሎች እና ንግግሮች ውስጥ ሙሉ በሙሉ አግባብነት በሌላቸው ንግግሮች ውስጥ ስትዞር Outlook ሊረዳህ ይችላል። ሙሉ ውይይትን ለመሰረዝ Outlookን እንዴት መጠቀም እንዳለቦት ይወቁ እና Outlook የወደፊት ኢሜይሎችን በተመሳሳይ መስመር ላይ በራስ ሰር እንዲያስወግድ ያድርጉ።
የአንድ ላኪ መልዕክት ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ በራስ-ሰርአጣራ
ሁሉንም የወደፊት መልዕክቶች ከተመሳሳይ ላኪ ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ በራስ-ሰር የሚያንቀሳቅስ የ Outlook ማጣሪያ ለማዘጋጀት በማንኛውም ኢሜይል ይጀምሩ።
ተዛማጅ መልዕክቶችን ያግኙ
በ Outlook ውስጥ ሁሉንም ተዛማጅ መልዕክቶች ማግኘት ቀላል ነው። የእውቂያ ስም ወይም በርዕሰ-ጉዳዩ ውስጥ ያሉ ቃላትን ብቻ ይፈልጉ። Outlook ከእርስዎ የፍለጋ ቃላት ጋር የሚዛመደውን እያንዳንዱን መልእክት ይዘረዝራል።
ነባሪ መለያ ለአዲስ ኢሜይሎች ያቀናብሩ
አዲስ የሚጽፏቸው መልዕክቶች በብዛት መጀመራቸውን ያረጋግጡ በ Outlook ውስጥ ከተመረጠው የኢሜይል አድራሻ።
መልዕክት ውስጥ ይፈልጉ
በረጅም ኢሜል ውስጥ የሆነ ነገር ማግኘት ይፈልጋሉ? በኢሜል መልእክት ውስጥ ያለውን ጽሑፍ ለመፈለግ Outlook እንዴት እንደሚጠቀሙ ይወቁ።
ኢሜይሎች በኋላ የሚደርሱበት መርሐግብር
ከተወሰነ ቀን በኋላ ብቻ መልእክት እንዲልክ Outlook ማዘዝ ይችላሉ። ይህ እንደ ሳምንታዊ የስብሰባ ማስታወቂያ ላሉ በመደበኛነት ለሚፈጠሩ ክስተቶች ምቹ ነው።
መልዕክቱን በፍጥነት ይሰርዙት
በ Outlook ውስጥ ወደ የተሰረዙ እቃዎች አቃፊ ለመሄድ ዝግጁ ያልሆነውን ኢሜይል አሁን ሰርዘዋል? ያንን ኢሜል በቅጽበት የሚመልሱበት ቀላል መንገድ ይህ ነው።
የስርጭት ዝርዝሮችን ያዋቅሩ
በ Outlook ውስጥ የራስዎን የደብዳቤ መላኪያ ዝርዝሮች ይፍጠሩ እና ሁሉንም የኢሜል አድራሻዎች መተየብ ሳያስፈልጋቸው በቀላሉ መልእክት ወደ የሰዎች ቡድን ይላኩ።
አባሪዎችን ከመልእክቶች ሰርዝ
መልእክቱን ያስቀምጡ; ትልቅ መጠን ያጣሉ. ተያያዥ ፋይሎችን (ሌላ ቦታ ካስቀመጥካቸው በኋላ) ከኢሜይል መልእክቶች ለማስወገድ Outlookን እንዴት መጠቀም እንደምትችል እወቅ። የመልእክት ሳጥንዎን መጠን በከፍተኛ ሁኔታ መከርከም ይችላሉ።
ሁሉንም ከላኪ በፍጥነት ያግኙ
Outlook ሁሉንም መልዕክቶች ከአንድ የተወሰነ ላኪ ያገኘ ሲሆን በዚህ ጠቃሚ ምክር በፍጥነት ያሳየዎታል።
የ«ሁሉም መልዕክት» አቃፊን ያቀናብሩ
ሁሉንም የተላኩ፣ የተቀበሉት፣ በማህደር የተቀመጡ እና የተመዘገቡ ኢሜይሎችን በአንድ ቦታ በ Outlook ውስጥ ይመልከቱ።
የAutlook Highlight መልዕክት ብቻ ይላክልዎ
እርስዎ ብቸኛ ኢሜይል ተቀባይ ሲሆኑ፣ መልዕክቱ በተለምዶ ከደርዘን ሰዎች አንዱ ከሆንክ የበለጠ አስፈላጊ ነው። Outlook እርስዎን ብቻ በእርስዎ መስመር ላይ ያሉ መልዕክቶችን እንዴት እንደሚያደምቅ ይወቁ።
የደረሱ ኢሜል መልዕክቶችን ያርትዑ
ኢሜይሎችን ወደራስዎ ከማስተላለፍ ወይም በሌላ ቦታ በOutlook ውስጥ ወይም ምናልባትም ከእሱ ውጭ ማስታወሻ ከመስጠት ይልቅ ማንኛውንም የተቀበሉትን ኢሜል ማርትዕ እና የራስዎን ጽሑፍ ማከል ይችላሉ።
በራስ-ሰር ካርቦን ቅጂ፡ የሚልኩት ሁሉም መልዕክት
Outlook እርስዎ ያዘጋጁትን እያንዳንዱን መልእክት ቅጂ ወደ ሌላ ኢሜይል አድራሻ መላክ ይችላል።
Outlookን በጊዜ ቆጣቢ ተጨማሪዎች አስፋ
እንደ ClearContext፣ ኔልሰን ኢሜል አደራጅ፣ Xobni፣ Lookeen እና Auto-Mate ያሉ ማከያዎች ትክክለኛውን መረጃ ወደ ጣትዎ ጫፍ በማድረግ፣ በጥበብ በማጣራት እና ተደጋጋሚ ስራዎችን በራስ ሰር በማድረግ የ Outlook የስራ ሂደትዎን ሊያሻሽሉ ይችላሉ።
