የመስመር ላይ የግንኙነት ዘዴዎች ቢበዙም ኢሜል በጣም ተወዳጅ ሆኖ ይቆያል፣በ2019 በየእለቱ ወደ 300 ቢሊየን የሚጠጉ ኢሜይሎች ይላካሉ።ለኢሜል አዲስ ከሆንክ ወይም ለአስርተ አመታት ስትጠቀምበት የቆየህ መሆኑን አረጋግጥ። የኢሜል ሥነ-ምግባር ደንቦችን እንደገና ይከተሉ።
ከመላክዎ በፊት መልእክትዎን ይገምግሙ
የተቀባዮችዎን አድራሻ ካስገቡ በኋላ ተገቢውን የርእሰ ጉዳይ መስመር ይፍጠሩ፣ መልእክትዎን ይፃፉ እና ሁለት ደጋፊ ሰነዶችን አያይዙ፣ ይመለሱ እና ሁሉንም ነገር በትክክል እንዳደረጉ ያረጋግጡ፡
- መልእክቱን ይገምግሙ። ግልጽ ያልሆነ ነገር አለ? የሰዋሰው ስህተቶች ወይም የትየባ ስህተቶች አሉ? ለማለት የፈለከውን ሁሉ ተናገርክ?
- ምንጮችዎን ያረጋግጡ። ከውጭ ምንጭ ጋር ያለው አገናኝ ትርጉምዎን ያብራራል? ማገናኛ ተቀባይዎ ድር ጣቢያ በፍጥነት እንዲያገኝ ያግዘዋል?
- የተቀባዮቹን ስሞች ይመልከቱ። መልእክቱን ማየት ያለበትን ጠቃሚ ሰው ረሳኸው? መልዕክቱን ማየት የማይገባውን ሰው አክለዋል?
- አድራሻዎን ይመልከቱ። ከአንድ በላይ ካልዎት፣ ለመልእክቱ ዓላማ መልእክቱን በጣም ከሚስማማው መላክዎን ያረጋግጡ።
- የመልእክቱን ቅድሚያ ይወስኑ። መልዕክቱ እንደ አስፈላጊ መለያ መስጠት አለበት?
- ደጋፊ ሰነዶችን ያክሉ። አባሪዎችን ረስተሃል?
ሁሉንም ነገር ሁልጊዜ አትመልሱ
ሁሉንም ለቡድን ኢሜይሎች መቼ እና መቼ እንደማይመልሱ ማወቅ አለቦት። በዋናው ኢሜል ውስጥ ያሉ ሁሉም ሰዎች (ምላሽ እየሰጡ ያሉት) ምን ማለት እንዳለቦት ማወቅ ከፈለጉ ሁሉንም መልስ ይጠቀሙ።
ለምሳሌ፣ ሰው A እርስዎን እና ሰው ቢን ከኩባንያው ጋር እንዴት የአለቃዎን 10 አመት ማክበር እንደሚችሉ ሀሳቦችን እንዲያቀርቡ በኢሜል ይልካል። ምላሽህ ለሁለቱም ሰው ሀ እና ለ ሰው ነው፣ ስለዚህ ለሁለቱም መልስ ለመስጠት ሁሉንም ተጠቀም።
የሆነ ሰው የፓርቲ ግብዣን በኢሜል ለእርስዎ እና ለሌሎች 20 ጓደኞች ከላከ የእርስዎ ምላሽ ከሌሎቹ ደብዳቤ ተቀባዮች ጋር አይገናኝም፣ ስለዚህ ምላሽ ለዋናው ላኪ ብቻ ምላሽ ለመስጠት ይጠቀሙ።
ውጤታማ የርዕስ መስመሮችን ይፃፉ
ጥሩ የኢሜይል ርእሰ ጉዳይ ለመጻፍ ቁልፉ የመልእክትህን ፍሬ ነገር በአጭሩ መያዙን ማረጋገጥ ነው። ጥቂት ምሳሌዎች እነሆ፡
- የሽያጭ ስብሰባ ወደ 3:00 ተቀይሯል
- የሃሎዊን ፓርቲ ግብዣ
- የድር ጣቢያ ጽሑፍ ክለሳዎች
- የዚህ ሳምንት ከፍተኛ 20 የቪዲዮ ምርጫዎች
- የአዲሱ አባልነትህ ዝርዝሮች
- ቀጠሮዎን በማረጋገጥ ላይ
- የገቢ ማሰባሰቢያ ዝግጅት በጎ ፈቃደኞች ጥያቄ
የርዕሰ ጉዳይ መስመሮችን የበለጠ ውጤታማ ለማድረግ፣ተቀባዮቹ እንዲወስዱት የሚፈልጉትን እርምጃ ያካትቱ፣እንደ፡
- የሃሎዊን ፓርቲ ግብዣ - ምላሽ በሜይ 11
- የድር ጣቢያ ጽሑፍ ክለሳዎች - ማክሰኞ ማፅደቅ ያስፈልጋል
የታች መስመር
ከሌላ ሰው ኢሜይል ስታስተላልፍ ለአዲሱ ተቀባይ ለምን እየሠራህ እንዳለህ እና እንዴት ከሱ ተጠቃሚ እንዲሆኑ እንደምትጠብቅ አስረዳ። ለምሳሌ፣ ደንበኛ፣ ጄ፣ ጥያቄ ልኮልሃል፣ እና መልሱን አታውቀውም እንበል። መልዕክቱን ለባልደረባህ ሳራ በማስታወሻ አስተላልፍ፣ "ሳራ፣ ጄ ከሞባይል መሳሪያው ወደ ፖርታል የመግባት ሂደቱን ማወቅ ይፈልጋል። ለዝርዝር መረጃ ከታች ይመልከቱ። መርዳት ትችላላችሁ?"
ለምን CC ያብራሩ
አንድን ሰው በኢሜይል መልእክት ላይ ሲሲሲ ካደረጉ፣ ይህን እያደረጉ እንደሆነ ለዋናው ተቀባይ ያስረዱ እና ለምን። ለምሳሌ ጄና የመፅሃፍ ክበብዎን መቀላቀል ትፈልጋለች እና ስለሱ መረጃ እየላኳት ነው እንበል። የመፅሃፍ ክበብ መሪ የሆነውን አንን ገልፀው ለጄና እንዲህ ብለው ይፅፉ ነበር፣ "መሪያችንን አን እየነገርኩህ ነው፣ ስለዚህ የምልክልህን እንድታይ እና የተውኩትን ማንኛውንም ነገር መሙላት ትችል ነበር።" ይህን ሂደት ስትጠቀም አን የመልእክቱን ቅጂ ለምን እንደተቀበለችም ታውቃለች።
የታች መስመር
የኢሜል መልእክቶች በፖስታ ወይም በአይፈለጌ መልዕክት ማጣሪያ ውስጥ ሊጠፉ ይችላሉ። እንደ ጨዋነት፣ በተለይም አስፈላጊ በሆኑ መልእክቶች (እንደ ተያያዥነት ያላቸው ወይም የግዜ ገደብ ያላቸው)፣ ላኪው ኢሜል እንደደረሰው ለማሳወቅ አጭር ማስታወሻ ይፃፉ። ለምሳሌ፣ አለቃህ እንድትሰራበት አዲስ ፕሮጀክት ከላከህ፣ "ገባኝ፣ ነገ እጀምራለሁ" ብለህ መልስ ስጥ።
ምህጻረ ቃላትን በጥንቃቄ ተጠቀም
እያንዳንዱን ምህጻረ ቃል የሚያውቀው ሁሉም ሰው አይደለም፣ስለዚህ በተቻለ መጠን ጥቂቶችን ይጠቀሙ እና ተቀባዩ ምን ለማለት እንደፈለጉ እንደሚያውቅ እርግጠኛ ሲሆኑ ብቻ ነው። በንግድ ኢሜል መልእክቶች ውስጥ በብዛት ጥቅም ላይ የሚውሉ በርካታ አህጽሮተ ቃላት አሉ። ጥቂቶቹ እነሆ፡
- አሳፕ: በተቻለ ፍጥነት
- BTW: በነገራችን ላይ
- EOD: የቀን መጨረሻ
- EOM: የመልእክት መጨረሻ (በተለምዶ በርዕሰ-ጉዳዩ ላይ የሚከተለው የኢሜል አካል እንደሌለ ለማመልከት ጥቅም ላይ ይውላል)
- EOW: የሳምንት መጨረሻ
- FYI፡ ለመረጃዎ
- IMO: በእኔ አስተያየት
- OOO: ከቢሮ ውጭ
- Y/N: አዎ ወይም አይደለም
የታች መስመር
የፊት አገላለጾችን እና የድምጽ ቃናውን በኢሜል ስለማያገኙ፣ ስላቅ ወይም ቀልድ መግለጽ ጥሩ ሚዲያ አይደለም፣በተለይ በደንብ ከማያውቋቸው ተቀባዮች ጋር። ቢያንስ ተቀባይን በደንብ እስክትተዋወቁ ድረስ መልእክትህን በቀላሉ እና በቀጥታ ግለጽ። እራስህን በእውነት መርዳት ካልቻልክ እየቀለድክ እንዳለህ ለማሳየት የፈገግታ ወይም የሳቅ ስሜት ገላጭ ምስል አስገባ።
ተገቢ የሆነ መጨረሻ ይምረጡ
አንዳንድ ጊዜ የኢሜይል መልእክት እንዴት ማቆም እንደሚቻል ማወቅ ከባድ ነው። በሁኔታው ላይ በመመስረት ጥቂት ጥቆማዎች እነሆ፡
- አመሰግናለሁ ወይም ብዙ አመሰግናለሁ: ውለታ እየጠየቁ ከሆነ።
- ፍቅር ወይም እቅፍ፡ ተቀባዩ ጓደኛ ወይም የቤተሰብ አባል ከሆነ።
- Cheers ወይም ምርጥ፡ ተቀባዩ ተራ ትውውቅ ከሆነ።
- ከቅንነት፡ መልእክትህ መደበኛ ከሆነ።
- ከሠላምታ ጋር ወይም ከሠላምታ ጋር፡ መደበኛ የንግድ ቃና ማቆየት ከፈለጉ።
